In de meest ideale situatie is een zakenlunch of -diner een productieve en ook een aangename bezigheid. Om van uw zakendiner een succes te maken hebt u vooraf al een bepaald doel voor ogen. Ook als gast checkt u waarom u aan tafel mag aanschuiven: niemand wordt ooit ‘zomaar’ uitgenodigd voor een zakenlunch. U zit in de eerste plaats aan tafel om zaken te doen.
Een gratis lunch bestaat niet.
Milton Friedman, Amerikaans econoom (1912-2006)
De uitnodiging
Uw klanten uitnodigen voor een zakenlunch of diner gebeurt op een informele manier. U of uw medewerker belt of mailt en polst naar een geschikte datum om samen te lunchen of te dineren. In een tweede fase vraagt u of er bepaalde allergieën of eetgewoonten zijn waarmee het restaurant rekening moet houden. Als u zelf uitgenodigd wordt, praat u uiteraard zo nonchalant mogelijk over uw dieet, behalve als u flinke bezwaren heeft bij bepaalde gerechten. Vegetariërs melden dit het best zonder omwegen. Bevestig daarna de afspraak met uw klant en doe dit nog eens de dag voor het etentje.
De locatie
Ook al zijn zakendiners in België nog altijd voor een deel fiscaal aftrekbaar, het is niet de bedoeling om uw klant te imponeren. Kies de gulden middenweg. Een klant zal extra op zijn hoede zijn als u hem meeneemt naar een driesterrenrestaurant.
Als u uw collega of klant niet goed kent, kiest u als gastheer voor een klassiek adres met een goede faam. Laat u informeren als u uitnodigt in een vreemde stad of een vreemd land.
Handig is het om een netwerk van enkele restaurants te hebben waarmee u goede ervaringen heeft. Als u aankomt met uw gasten, krijgt u een warm onthaal en is de toon gezet. U heeft uiteraard vooraf een tafel gereserveerd, het aantal gasten doorgegeven en de eventuele allergieën gemeld.
Als het etentje niet kan doorgaan, verwittig dan op tijd het restaurant. Zoiets heet ‘elementaire beleefdheid’. Sommige mensen reserveren bij verschillende restaurants en laten hun zakenpartner op het moment zelf kiezen. Dat maakt annuleren tot een helse klus, wat dan ook vaak niet meer gebeurt. Gevolg: (terecht) misnoegde restauranteigenaars.
In tegenstelling tot wanneer u thuis tafelt, mag u ook als gast op restaurant iets te vroeg komen. De gastheer of –vrouw komt tien minuten vroeger. Zo kan hij/zij nog ongemerkt afspraken maken met de bediening. Misschien moet iemand nog even ‘zijn handen wassen’. Een beleefde gast komt de eerste uren normaal niet van zijn stoel af.
Ga eenmaal per maand lunchen met iemand die meer over uw bedrijf weet dan u.
H. Jackson Brown, auteur (°1940)
Gaat u zitten!
De gastheer of –vrouw is de regisseur van de lunch of het diner. Als hij gaat zitten, doet u dat ook. Als er nog gasten later aankomen, staat u recht om elke gast te verwelkomen en de gasten eventueel aan elkaar voor te stellen. De voornaamste gast krijgt de beste plaats zodat hij of zij de zaal kan inkijken. Dames en heren zitten indien mogelijk om en om.
Vraag als gastheer hoeveel tijd uw gasten hebben. Dat is belangrijk bij de keuze van het menu. En wat als een gast te laat is? Wacht in ieder een half uur, en vraag dan aan de kelner om de bestelling op te nemen.
Suggesties?
Niks moeilijker dan kiezen uit een exquise menukaart. Ook hier geldt: kies voor de gulden middenweg. Geef uw gasten een duwtje door te zeggen:
‘De kalfszwezeriken zijn de beste die ik ooit at, maar ik kan ook de garnaalkroketten aanbevelen’.
Zo weet de gast meteen ook dat hij een voorgerecht kan vragen en dat hij niet bij de goedkoopste gerechten moet kiezen.
Bij een zakelijk diner vermijdt u het best gerechten die moeilijk te eten zijn, zoals spaghetti, schaaldieren, fijn gevogelte of vlees met ribben.
Ook een buffet is bij een zakendiner weinig gebruikelijk, omdat er minder mogelijkheid is om te praten. Op een receptie of een event kan het wel.
De gastheer kan ook een menu bestellen, als alle gasten zich erin vinden. Bij het bestellen wordt eerst de keuze van de voornaamste gast(en) gevraagd, ongeacht of dit een dame of een heer is. Maak het de obers gemakkelijk en duid als gastheer of –vrouw de volgorde van uw gasten aan.
Noodzakelijk kwaad?
Alcohol en zaken zijn uiteraard geen goede combinatie. Na een glas te veel kunt u uw geloofwaardigheid verliezen en bepaalde taboes doorbreken die beter bedekt blijven. Daarom wordt bij de lunch over de middag steeds vaker water geschonken. Als er al wijn aan te pas komt, zijn het hooguit twee glazen. ’s Avonds mag het – spreekwoordelijk – al eens iets meer zijn. Maar voel u nooit verplicht om alcohol te drinken.
Wat drinkt u?
Wordt er wel wijn gedronken, dan is het handig om als gastheer wat van wijn af te weten. Voer vooral geen theater op als amateur. De juiste wijn bij de maaltijd kiezen, is een vak. Vertel aan de kelner of sommelier wat u en uw tafelgenoten zullen eten en hij zal een voorstel doen. Met een huiswijn zit u altijd goed. Zodra het glas voor uw neus staat, is er ruimte voor initiërende ‘smalltalk’.
De proef op de som
Als u als gastheer gevraagd wordt om de wijn te proeven, is dat enkel om te oordelen of de wijn goed bewaard is en bijv. geen kurksmaak heeft.
Het is niet de bedoeling om uitgebreid aan te geven of u de wijn ook lekker vindt of waarom niet. Dat doet u onderling met uw gasten. Als u geen wijn wilt drinken, vertel dit dan aan de kelner of geef een teken door twee gestrekte vingers even boven uw glas te houden. Draai uw glas niet ondersteboven. U neemt uw wijnglas met uw duim, wijs- en middelvinger vast net onder de kelk. Met de glazen tikken terwijl u toost, kan zeker. Enkel bij heel formele diners is dit een not done.
Na mij
Het eeuwige dilemma: wanneer mag u beginnen te eten? In principe geeft de gastheer of -vrouw het teken. Als hij begint, mogen de anderen ook beginnen eten. Hij zal ook pas eindigen met eten als hij ziet dat de anderen genoeg hebben. Als de gasten niet tegelijk bediend worden, wacht u als gast op het teken van de gastheer.
Pas als hij u aanmoedigt om toch te beginnen en het eten niet koud te laten worden, kunt u ook beginnen. Bij een koude schotel wacht iedereen tot de laatste is bediend.
Ober!
Als u de bediening op iets attent wil maken, richt u discreet uw hand op. U vraagt ook verschillende keren aan uw gast of alles naar wens is. Klaag als gast niet over de kwaliteit van het eten, zeker niet als u uitgenodigd bent. Het zou een teken zijn dat u de restaurantkeuze van de gastheer niet apprecieert.
Smakelijk!?
Volgens aloude etiquetteregels mag u geen ‘smakelijk’ zeggen bij het begin van de maaltijd. Bij de meeste mensen is het smakelijk wensen voor de maaltijd echter zo ingeburgerd, dat mensen u vreemd kunnen aankijken als u geen ‘smakelijk’ zegt. Doorgaans is het een teken dat u kunt beginnen eten.
Moet ik alles opeten?
Op restaurant moet u in principe alles opeten want u heeft het besteld. Neem dit niet te letterlijk want de porties kent u vooraf natuurlijk niet. Als u niet de kans heeft gekregen om te melden dat u allergisch bent voor bepaalde zaken, hoeft u het ook niet te eten. Enkel wat u zelf opgeschept heeft, moet u ook werkelijk opeten. Doggy bags bij zakenlunches zijn nog altijd absoluut not done.
Welk eten?
Een zakendiner of formeel diner is niet gemaakt om te genieten van het eten, wel om het gesprek gaande te houden. Neem daarom kleine hapjes die u vlot kunt kauwen en doorslikken. Richt u zo veel mogelijk in gelijke mate tot uw linker- en uw rechterdisgenoot. Draai enkel met uw hoofd en niet met uw schouders, anders kijkt de andere op uw rug.
Waarover praten zij?
Spreken is zilver, en het goud mag u op zo’n etentje achterwege laten. Men verwacht dat u meepraat. Overleg over zakelijke deals reserveert u voor na het hoofdgerecht. U zult mogelijk eerst een oceaan van smalltalk moeten doorzwemmen, voor u to the point komt.
Eindelijk!
De klassieke afsluiter van heel wat maaltijden: koffie of thee. Op dit moment van een zakendiner moet u ter zake komen en eventueel de dossiers bovenhalen. Wil u toch nog iets lichts consumeren, hou het dan op water. Een cognac of likeurtje bij de koffie laat u bij een zakelijk diner beter aan u voorbijgaan.
De rekening aub
Over de betaling kunt u als gastheer op voorhand een afspraak maken met de uitbater, die op zijn beurt de rekening discreet zal brengen. Als u het bedrag ziet, geeft u geen commentaar. Als gast vraagt u er ook niet naar.
Bedankt!
Net als voor alles wat u krijgt van een ander, bedankt u na afloop uw gastheer of –vrouw voor de maaltijd. Dit gebeurt tweemaal: eenmaal bij het afscheid nemen en een tweede keer schriftelijk per sms of per mail. De meeste etiquetteboeken dringen erop aan om dat ook bij een zakenlunch met een handgeschreven briefje te doen: het blijft de meest persoonlijke manier van bedanken. Wedden dat het zakenvoeren de volgende keer nog vloeiender loopt?
Er worden meer zakelijke beslissingen genomen tijdens zakenlunches dan op gelijk welk ander moment. En toch bestaat er nog altijd geen MBA over dit onderwerp.
Peter Drucker, Amerikaans schrijver en bedrijfsdeskundige (1909-2005)
