Wenst u de Etiquetterie Blog te volgen, schrijf u hier in.

Houdt u zich aan vergaderetiquette?

Houdt u zich aan vergaderetiquette?

Niemand vergadert graag. Toch spenderen velen onder ons uren aan een tafel met medewerkers en collega’s.

Er zijn productieve vergaderingen, maar helaas ook veel andere. Dat maakt dat we wel eens vergadermoe zijn. 

Om een vergadering aantrekkelijker te maken, noemen hippe bazen het dan maar een meeting. Of een conferentie. Of een brainstormsessie. Of – lieve hemel – een seminarie. Maar in feite gaat het altijd over hetzelfde: gedachten uitwisselen en tot een beslissing komen.

De maandagse plenaire vergadering, een crisisvergadering of de lancering van een nieuw product… elke vergadering zou volgens een vast stramien moeten verlopen. 

U leidt de vergadering 

Vergaderingen leiden is een vaardigheid. Het is uw verantwoordelijkheid dat de vergadering haar doelstelling bereikt. U moet dus overkomen als de man of vrouw die de touwtjes in handen neemt, controleert, aanmoedigt en knopen doorhakt in moeilijke dossiers. Uiteraard valt of staat een goede vergadering met de voorbereiding. 

  • Wat zijn de punten die besproken moeten worden? Als er geen zijn, schrap de vergadering. 
  • Nodig enkel de mensen uit die mee voor een oplossing kunnen zorgen. Tien is een ideaal aantal. 
  • Bezorg de agendapunten vooraf en hou u daar ook aan.
  • Bepaal de juiste vergaderplek. Die moet groot genoeg zijn zodat de deelnemers letterlijk ademruimte hebben. 
  • Zorg voor logistiek om uw verhaal kracht bij te zetten: een beamer, fotokopies, een schema op de flipchart.
  • Begin op tijd. 
  • Neem plaats op de stoel met zicht op de deur. Zo ziet u meteen wie er nog binnenkomt (of buitengaat). De hoogste in rang zit rechts van u, de volgende links van u. 
  • Bepaal wie aantekeningen maakt en hoe die zullen verspreid worden.
  • Overloop het verslag van de vorige vergadering. Wat is er afgewerkt, wat niet? Waarom niet? Welke bijkomende acties zijn nodig? 
  • Zorg dat iedereen betrokken blijft bij de vergadering. 
  • Luister naar wat uw medewerkers te zeggen hebben. Vertrek van hun ideeën of stuur ze bij indien nodig. 
  • Sta open voor kritiek en geef het toe als u fout bent. 
  • Laat zijgesprekken meteen eindigen.
  • Handel beslist maar vriendelijk als u tussenbeide moet komen in een discussie.
  • Bij een lange vergadering last u na een uur een pauze in. Doe dit ook als er een belangrijke beslissing genomen moet worden. 
  • Zorg dat iedereen goed weet wat van hem/haar verwacht wordt.
  • Spreek de datum en het uur van de volgende vergadering af.
  • Bedank iedereen voor de medewerking.
  • Stop op tijd. 

‘De woorden die alle aanwezigen doen ontwaken: Ter afronding.’

Herbert Prochnow (1897-1998), bankier

U bent deelnemer

Als u uitgenodigd wordt voor een meeting, laat dan zo snel mogelijk weten of u aanwezig kunt zijn. Bereid de vergadering voor, schriftelijk en mentaal. 

  • Kom op tijd. 
  • Ga niet naast de voorzitter zitten als hij u daar niet voor uitnodigt. 
  • Als u te laat komt, mompel dan iets en ga vlug zitten. 
  • Leg geen papieren, suikerklontjes of pennen op het terrein van uw collega en zeker niet op dat van de voorzitter. 
  • Blijf bij de les en wees interactief. 
  • Formuleer uw mening klaar en duidelijk en lanceer nieuwe ideeën als u de mogelijkheid krijgt. 
  • Denk tweemaal na vooraleer u iets zegt of vraagt. Er bestaan wel degelijk domme vragen. 
  • Laat anderen de kans om ook hun mening te uiten. 
  • Even belangrijk als wat u zegt of niet zegt tijdens een vergadering, is de manier hoe u erbij zit. 
  • Als u als nieuwkomer niet meteen uw eigen stelling durft te verdedigen, stel dan vragen. 
  • Geef geen kritiek op iemands werk tijdens vergaderingen. 
  • Verlaat de vergadering niet zonder dat u zeker weet wat er van u verwacht wordt.

En wat met de smartphone tijdens vergaderingen? Die ligt niet op trilstand op de tafel zodat het toestel alle aandacht trekt als hij oplicht. Als u een dringende telefoon verwacht, verwittig dan op voorhand de anderen. En uiteraard gaat u dan eventjes buiten op de gang telefoneren. Tablets daarentegen waarop we notules lezen en noteren, helpen de papierberg te verminderen. 

Feesten met gescheiden ouders
King of the Road
 

Reacties

Er zijn nog geen reacties gegeven. Wees de eerste die een reactie geeft
Gast
donderdag 23 november 2017

De Etiquetterie op Instagram

Contacteer ons

Email: info@brigittebalfoort.be

Brigitte Balfoort is gecertificeerd etiquetteconsultant
van Minding Manners.

logo footer

 

Vraag het aan de Etiquetterie

wie ben ik Home